操作帮助

分区 分组和公司

“所属大区”或“所属分区”是管理范围，例如一个大区；“所属分组”是该范围下的业务核算、录单和授权单位。录单前要核对分组，查询时也会受到分组权限限制。

“集团公司”“进货公司”“出货公司”指参与买卖、开票和收付款的具体公司。一家公司可以适用于多个分组，一个分组也可能使用不同公司。公司名与分组名即使相似，含义也不同。

“客户组”是客户的分类；“银行分组”是银行账户的分类；“部门”是员工所属组织。这些分类不能代替业务所属分组。

仓库 商品和批次

仓库表示货物存放的地点。同一实物仓库可以供多个分组使用，但不同分组的库存归属仍分别记录。

商品档案回答“这是什么货”，包括名称、货号、品牌、规格、单位、注册证等；批次回答“这是哪一批货”，包括批号、生产日期、有效期、仓库和数量。同名同规格但不同批号，不能当作同一库存行。

四种账要分别看

实物业务与可用库存：在采购入库、产品销售、发货记录和库存查询中查看。尤其要记住，本系统销售开单已扣可用库存，因此可用库存不一定等于此刻货架上的实物数。

公司货权账：在账务查询的“货权库存”中查看，表示货物在公司之间的归属及成本余额，不等于仓库盘点数量。

资金账：在资金管理和收支流水中查看。应收是别人尚欠我们的款，应付是我们尚欠别人的款；欠款余额与银行余额不同。

药监展示账：在药监查询中查看，包含发票相关的出入库和结存。不能用这里的结存代替实际库存盘点。

三类时间

开单日期、实际收发货日期、开票日期分别表达不同事件。查询前先看日期字段名称；用开票日期找实际到货，可能找不到同一笔业务。

登录与首页

填写帐套编号，再用本人账号登录。新员工首次登录须先修改密码，员工新密码至少8位；首页提供主题设置和修改密码。日常修改时填写原密码、新密码及确认密码，两次新密码须一致。离岗时退出登录。

左侧菜单按业务分类展开。菜单旁的星标可将常用功能加入首页快捷菜单，再点一次可取消。快捷菜单只是入口，不增加权限。

先选范围 再做业务

查看页面上方的所属大区、所属分组，以及表单内的录单分区和分组。“全部大区”“全部授权分组”主要用于汇总查询，不表示新增记录自动归属到所有分组。

普通录单应切到具体分组。具有跨区录单权限的人，如果表单提供目标分区和分组，仍须明确选择本次归属。保存前再次核对，尤其注意从其他页面切换过来的情况。

查询 重置和勾选

多数页面可组合使用分区、分组、公司、日期、商品和关键字。查询条件越多，结果范围越小。查不到时先核对日期，再逐步清除其他条件。

部分业务页面默认本月；应收应付需要保留历史未结款，不能只看本月。重置后的日期是否为空，以页面实际显示为准。

库存页面的勾选可能在翻页和重新查询后保留；中转页面重新查询或切换公司会清空勾选。做批量操作前先看“已选多少项”，不用时清空。

保存后如何确认

成功提示消失后，重新查找单据，核对数量、金额和状态。网络超时不能直接认定失败，先查是否已保存，再决定是否重试，避免重复收款、入库或开单。

“详情”通常可看本单明细和相关记录；“导出本单”与页面列表导出不是同一种范围。打印窗口打不开时，检查浏览器是否拦截弹窗。

LibreOffice 使用方法

本说明用 Writer 打开；系统导出的 Excel 文件用 Calc 打开。对票号、货号、条码和账号等长编号，导入时按文本处理，避免丢掉前导零或变成科学计数法。打印前检查分页和总计是否完整。

帐套登录与首次改密

在平台首页手工填写帐套编号，例如 C0002，再输入本人账号和密码。页面不公开列出其他帐套；浏览器可能提示本机曾成功登录过的编号。不同帐套的员工、权限、数据和附件独立保存，同名账号不代表同一个员工。

新员工首次登录必须先修改密码，完成后才能进入工作页面。员工新密码至少8位，两次输入须一致；建议使用不易猜测的字母、数字组合。平台申请新帐套的管理员密码要求至少10位，与员工改密要求不同。

欢迎区及顶部显示已设定的帐套名称；新帐套申请时可以填写该名称。界面默认“暖白橙”，可在首页切换主题。快捷菜单只是入口，不增加权限。

以下数量仅用于说明流程，不代表系统中的真实业务。

先采购 再收货

某分组需要采购一种器械 10 件。采购员在“采购订单”录入商品和数量，审核人核对供应商、进货公司等信息；有确认权限的人填写或核对进货价，点“确认生成采购单”。这一步生成采购单，不代表 10 件已经到仓。

第一次实际到货 6 件，在“采购入库”的对应单据点“到货入库”，按包装填写批号、日期和数量 6。第二次到货 4 件，再录本次数量 4。若两次批号不同，要分别登记，不要把第二次也填成 10。

销售和发货是两步

销售员为客户开单 3 件，选择正确的出货公司和库存批次。保存后，该批次可用库存扣减 3 件，即可用量从 10 变成 7。

仓库尚未发货时，货架上可能仍有 10 件，其中 3 件已经开单安排销售。实际发出 3 件时，在销售单点“发货”，填写实际数量、批次和配送信息；同批正常发货不会再重复扣减这 3 件。

有公司中转时继续处理

若首进公司与终端销售公司之间存在内部交易，财务在“销售管理 → 销售中转”选择相应入口。已入库且已有采购发票的商品可办理内部中转；客户销售发生后再核对实际关联。在历史销售关联入口，不能把未售的采购数量直接当成客户销量。

确认后去公司往来和货权账核对。内部交易与终端客户销售会出现不同记录，不要把两者简单相加当作对外销售额。

钱 票和货最后对齐

采购付款后核对应付和银行流水，客户回款后核对应收和银行流水。发票到达后，在发票管理核对应开业务和已登记发票，再检查相应业务的票号及数量。

最后按需要查看药监出入库、公司流转记录及导出资料。若数量或金额不一致，沿原单据查原因；不要通过虚构收发货、重复登记或随意调余额来抹平差异。

分组管理

入口：基础数据 → 分组管理。先维护大区，再在大区下添加分组，填写名称、编码、排序、状态，以及需要用于随货同行单的许可证号和地址。

已有分组在“详情/修改”中核对资料；许可证有效期维护后，可用于证照到期提醒。改名、停用、关闭、删除含义不同，操作前看清按钮和提示。

“关闭分组”会影响该分组的业务使用及可选范围；这不是把列表暂时折叠。需要保留历史的分组，先由管理员判断处理方式。

集团公司

入口：基础数据 → 集团公司。用来维护实际参与进货、销售、开票和资金业务的公司。

先查询是否已存在，再点“添加集团公司”，按表单填写公司资料；保存后用“详情/修改”复核。公司名称和税号等应与实际资料一致，避免一个公司因简称不同被建成多份档案。

列表中的“增加分组”是为该公司关联适用分组。打开后选择所属大区与分组，保存关联。它不会自动新建业务分组。公司没有适用分组时，开单、银行或发票关联可能选不到。

仓库管理

入口：基础数据 → 仓库管理。添加仓库名称、使用分组、负责人、电话和地址。同一个实物仓库可勾选多个大区下的分组，不要因为多个分组共用而重复建同名仓库。

负责人可以按部门或具体员工选择。按大区、使用分组查询时，看的是哪些分组可使用该仓库，仓库数量按实物仓库区分。

如页面提供分组默认仓库设置，应按每个分组分别核对。默认仓库只是录入便利，实际入库和调拨仍要核对真实地点。

配置完成后的检查

用相关员工账号确认：能选择正确分组，能选择所需集团公司，能看到实际使用的仓库。资料维护、适用范围和员工权限三者都正确，业务页面的选项才完整。

公司证照文件

点击公司旁的“证照资料”查看当前帐套内匹配文件。未匹配文件时入口采用提醒颜色，点击显示“请补充文件资料”，可点“添加资料”补充；同样适用于提供资料入口的供应商及客户页面。文件匹配、许可证有效期、资料是否齐全是不同事项，应分别核对。

供应单位

入口：基础数据 → 供应单位。查询名称，确认没有重复档案后再新增。填写供应商名、电话、地址、生产或经营许可证号、许可证有效期和备注。

许可证号会用于随货同行资料，有效期会用于证照提醒。供应商是实际供货方，不要把本方进货公司填进供应商字段。采购中选不到供应商时，检查功能授权和可用业务分组。

客户管理和客户分组

入口：基础数据 → 客户管理。页面包含添加客户、客户管理和客户分组。

先维护客户组，再添加客户，核对客户名、客户组、所属分组、电话、地址和备注。已有客户通过列表查询后修改。客户组是业务分类，不等于所属分组，也不自动赋予员工查看该客户的权限。

销售开单时客户组可用于缩小选择范围；最终仍要选中具体客户。客户名相似时，用地址等资料核对，不要仅凭简称选择。

银行设置

入口：基础数据 → 银行设置。这里主要维护账户资料及归属；日常余额和资金情况在“财务管理 → 资金管理”查看。

点“添加账户”，选择公司、资金类别、所属分区和分组。资金类别区分个人现金与对公账户。根据页面提供的“使用已有银行账户”或“新增银行账户”填写开户行、分行和账号，核对默认选项、备注等资料后保存。

使用已有账户时，分行和账号可能自动带出，仍须核对。默认账户用于减少重复选择，不表示每笔收付款都应使用该账户。

银行分组和余额

银行分组用于整理账户，维护名称及所属业务分组时，留意页面对组下账户归属的提示。

新账户或新分组下的账户余额可能显示“未初始化”，不能直接当作零。由有权限的人在资金管理核实余额后保存；确认实际为零时也应完成初始化。不能为让付款通过而随意提高余额。

现金与对公账户的核对

资金类别可筛选“个人现金”或“对公账户”。同时核对公司、所属分区与分组，避免筛选范围导致误认为账户未建立。银行设置维护档案，账户余额和收支流水在资金管理中核对。期初余额是交接起点，不应作为当天实际收款再次登记。

商品信息

入口：基础数据 → 商品信息。先按货号、名称、品牌或供应商查询，避免重复建档，再新增商品。

核心资料包括名称、货号、规格、品牌、供应商、大类、小类、单位、注册证、储存运输条件、灭菌条件，以及业务需要的商品条码、产品编码、医保编码等。货号和规格要对照实物资料；相近型号不能混用一个档案。

“有效期长度”是商品档案中的天数参数，某批货物的实际有效期仍须在入库时按包装核对。商品档案中的开票公司等默认信息也不能替代实际业务公司的确认。

保存后重新查询，并在业务选商品窗口确认能找到。成本信息是否可见取决于权限。

商品分类和灭菌方式

商品分类先建商品大类，再在对应大类下建小类。分类名称宜统一，避免同义名称重复出现，影响查询和统计。

灭菌方式维护商品可引用的灭菌方式。这里是字典，新增一种方式不会自动修改已有商品；需要回商品档案选择正确项目。

注册证照

新增注册证时核对证号、名称、生产企业、有效期和备注。生产企业会用于随货同行单中的生产厂家信息。已有记录先搜索后编辑，不要为了续证简单叠加重复档案。

“上传注册证 · AI辅助填写”可以选择 PDF 或图片，PDF 可指定识别页码。识别结果仅用于辅助填表，不自动保存。逐项对照原件，尤其是证号、企业名和日期，确认后再保存。

账务科目

入口：基础数据 → 账务科目。先维护账务大类，再在大类下增加小类。科目用于整理收入和支出的性质，不能替代交易对方或公司字段。

财务录入应优先使用统一科目；发现没有合适科目时，先由负责人员维护，避免各人创建不同叫法导致统计分散。

点击商品查看证照

商品名称在库存、采购、销售及其他提供关联的列表中可点击查看注册证及证照文件。匹配到多个同名或同货号档案时，先按货号、规格与商品编号选择正确项目。已匹配、无文件、正在核对、无查看权限分别处理，不要把提醒颜色都理解为证照已过期。

无文件时，可从“请补充文件资料”提示点“添加资料”。证照文件保存在当前帐套，不自动提供给其他帐套。上传需要该类资料的新增或修改权限，具体见“资料库与文件预览”章节。

页面用途与入口

入口：采购管理 → 采购订单。这里登记采购需求，并完成审核、确认。货物真正到达后，才去采购入库处理收货。

列表可按状态、采购单号或需求人查询，也可按分区、分组、进货公司、订单日期及商品组合筛选。“按商品筛选订单显示”用于找包含某商品的订单，不会修改订单明细。

录入人怎么操作

1. 核对录单所属分组，点“录入采购订单”。跨区录单时明确选择目标大区与分组。

2. 用“添加商品”搜索商品，可按品牌、分类、货号或名称缩小范围，选择或勾选需要的商品。

3. 填写每行需求数量，核对品牌、规格及页面要求的信息，填写备注后保存。

4. 回列表打开详情，核对商品、数量、所属分组和状态。草稿可由符合权限的录入人修改。

审核人怎么操作

打开待审核订单，点“审核”。逐行核对需求，选择正确的供应商和进货公司；有供应商关键词框时先搜索再选择。

如果审核时修改了内容，按提示填写本次修改原因。审核后订单进入后续确认环节；“已审核，待确认”表示还没有完成确认生成采购单。

采购单默认查看本人；“查看同组采购单”扩大到已授权分组内的员工单据。审核仍需独立的审核权限，待办范围同时受分组授权限制。

驳回与作废

确认环节发现资料不符时，可按权限使用“驳回”，必须写清理由，让录入人知道要改哪里。录入人修改后再走审核。

“作废”用于取消不再执行的订单，不是清除搜索结果。操作前核对单号和当前进度；已有下游业务时，依系统限制和更正流程处理。

开始前准备

订单已经审核通过，商品、数量和进货公司明确。确认人员应有最终价格、供应商及采购依据。没有通过审核的草稿不能直接确认。

确认步骤

1. 在采购订单列表找到“已审核，待确认”的订单，点“确认”。

2. 逐行核对商品、货号、规格、单位、数量、所属分组与进货公司。

3. 填写或核对进货价及供应商。页面可能带出最新历史价，并显示历史单号或时间；历史价仅供参考，当前价格仍须确认。

4. 多行确实使用同一价格或供应商时，可用“应用到全部行”。应用后逐行复核，不能把不同商品价格一并覆盖后直接提交。

5. 点“确认生成采购单”。成功后查看订单状态，再到“采购入库”查找自动生成的正式采购单。

保存后发生什么

确认会生成正式采购单，后续在该单上处理付款、到货入库和发票。不要再手工建立同一份采购单，否则可能重复采购、重复挂账。

确认时确定首次进货公司；最终销售公司由后续实际销售单确定，不需要在尚未销售时凭空指定完整中转路径。

确认生成采购单不等于实际入库，也不代表已经付款。货、钱、票分别推进。

怎样处理异常

提示缺价格、供应商或公司时，返回对应行补全。页面有自动带出的内容，也要以正式采购依据为准。

提示超时或结果不明确时，先查采购订单状态及采购入库列表。确认有生成记录后不要重复点确认；找不到且无法判断时，保留单号交给管理员核查。

本环节完成标准

能够在采购入库列表找到对应业务；商品数量、进货公司和单价正确；没有重复采购单。下一步是安排实际采购、付款及收货，而不是在订单页面补造库存。

先找到正确采购单

入口：采购管理 → 采购入库。可按状态、采购订单号、入库单号、操作人、发票号及页面提供的范围条件查询。先打开详情，核对供应商、商品、数量和所属分组。

点“到货入库”或详情中的“收货入库”。这里填的是本次实际收到并验收的数量，不是整张订单的计划数量。

一次收货的操作

1. 对照随货资料和包装，核对货号、品牌、供货商、规格、进货价、分类、注册证、存储运输条件等信息。

2. 填写本次入库数量、批号、生产日期、有效期至，以及灭菌批号等适用字段。

3. 选择实际入库仓库。一个仓库供多个分组使用时，仍要确认本单分组正确。

4. 同一商品有多个批号，点“添加批号”分开填；不同效期也不能混成一行。

5. 全部核对后确认入库，再查库存批次和采购单状态。

分批到货如何填写

采购 10 件，本次到 6 件，只录 6；剩余 4 件以后再次在原采购单入库。第二次不能填累计数量 10。状态显示“收货中”通常表示还有待到货数量，需结合详情判断。

实收与订单不符时，先查是否还有其他批次、其他收货记录或采购变更。不要为了显示“已入库”把未到的货也录进去。

扫码与图片辅助

扫码枪或拍照扫码可帮助带出批号、生产日期、有效期等；随货单图片的 AI 辅助填报可帮助填写明细。识别后必须对照原图和实物，尤其核对数量、规格、日期与批号。

不能识别时可手工填写。系统学习格式不代表下一次一定完全正确。确认入库前，最终责任在本次核对。

完成标准

库存中出现正确分组、仓库、批号和数量；采购详情出现本次入库记录；剩余待到数量符合实际。

采购付款

在采购单或应付查询中，按权限点“支付”。核对本方公司、供应商、未付金额、付款账户和本次金额，依据实际付款记录保存。

部分付款只录本次金额。付款后核对累计已付和未付，同时到收支流水查对应记录。系统内“支付”主要是登记账务，不应将点击按钮理解为已替你完成银行网银转账。

已付款不等于已到货；已入库也不等于已付清。列表中的付款、收货和发票标签要分别看。

采购发票

根据单据上的“录发票”等入口，核对发票号及对应商品。系统自动匹配的发票与手工录入的发票可能显示不同操作按钮；修改前先查明原关联。

一张发票涉及多行或分批数量时，核对覆盖范围，不能因为写了票号就认为全部数量已核对。需要核对完整发票时，转到“财务管理 → 发票管理”。

附件 详情和打印

采购详情可查看采购明细、操作进度，并提供打印本单或导出本单 Excel。附件区可上传聊天记录、银行回执等凭证；选择文件后按页面要求完成上传，再确认附件可打开。

删除附件不等于撤销采购或付款。附件传失败时先查业务本身是否已成功，避免重复做业务。

手机到货页

手机从采购单的到货入口或对应二维码进入，先确认登录账号和单号。查看商品明细，扫码或手工填写批号、日期、数量、仓库后，再点“确认到货入库”。

显示到货成功后返回采购列表或继续处理其他业务。再次扫码前确认当前单据，避免重复收同一批货。手机页缺少仓库选项时，先检查员工分组授权和仓库关联分组，不要随便选其他仓库代替。

开始与结束的交接

采购员提供正式采购依据，仓库提供实际收货数量和批次，财务提供实际付款与发票情况。三者围绕同一单号交接，避免仅凭截图上的总金额判断是否办结。

采购统计

入口：采购管理 → 采购统计。选择日期及授权范围后查询，可按商品或供应商查看汇总。按商品看采购结构，按供应商看采购集中情况。

金额或数量需要解释时，应返回对应采购和入库单核对。统计中的采购口径不能未经核对就当作银行付款额，也不能与未到货数量混算。

待货统计

用于寻找已生效采购单中仍未到货的明细。选范围后查看供应商、商品和剩余数量；打开明细后，符合权限时可进入入库操作。

先确认是否已经实际收到但尚未登记，再催货。不要因仍显示未到货，就直接再下同样订单。若实际上不再采购，应按原单更正或取消流程处理。

批次跟踪

输入页面要求的批号、商品等条件，查看该批次的相关流动。批号最好与货号、规格一起核对，因为不同商品可能出现相同批号。

用于追查某批货何时入库、流向哪里、是否发生退货等。追溯时保留原采购、销售和调拨单号；一个汇总数量不能替代逐笔记录。

采购退货

入口：采购管理 → 采购退货，用于查退给供货商的记录。真正发起退货的操作通常在“库存查询”对应批次的“退货”按钮中完成。

可按日期、仓库和关键字找记录，核对退货单号、商品、批号、数量、供应商、原因、仓库和操作人。不要为了补一张退货记录再次扣同一批库存。

退货统计

入口：采购管理 → 退货统计，可按商品或供应商汇总。先按与采购统计一致的范围查询，再比较；比较时说明是采购退货而非客户销售退货。

需要导出时，先看页面是否分页以及导出范围。若显示明细上限，缩小日期分段导出并核对合计，不能只把当前可见几行当作全部。

查询库存

入口：库存管理 → 库存查询。按分组、仓库、商品分类、供应商、品牌、关键字和效期等筛选。勾选“排除已过期”后，过期批次不会显示；盘点全库时要注意该条件。

一行代表具体库存批次及归属，核对商品、货号、规格、批号、生产日期、有效期、仓库和库存数。库存数量受销售开单扣减影响，要结合未发货销售单理解。

看库存流水

点某批次“流水”，检查每次增减原因、数量和关联单据；页面顶部也有库存流水、调整记录、退货记录和报废记录等入口。

发现差异时，沿流水查采购入库、销售开单、换批、退货、调拨或调整，优先找来源，不要第一步就修改库存数量。

仓库间调拨

点“调拨”，选择调入仓库，填写本次调拨数量和备注，核对调出批次后保存。调拨表示仓库之间移动，不能代替集团公司之间的交易。

保存后分别查调出和调入仓库，再到“库存管理 → 调拨记录”核对单号、时间和数量。共用仓库并不代表可以随意改变货物的业务归属。

从库存发起销售

勾选需要的批次，点“销售”，系统会把商品带到销售开单页。先选客户和出货公司，再逐行填数量与售价，核对后保存。

带入商品只是减少重复选择，并不代表销售已保存。多个商品的批次、数量和价格仍须逐项确认。

多选的特别提醒

库存勾选会在翻页和重新查询后保留，并可能将已选项显示在前面。点已勾选行的操作可能进入批量处理。操作前确认已选数量和明细；处理完后清空勾选。

调拨记录与明细

调拨记录看单据；调拨明细看具体商品和批次；调拨统计看汇总。三者用途不同。需要追查一笔调拨时先看记录，再展开明细，不要仅凭统计总数判断某批货已到位。

合并后的库存搜索

商品搜索条件已直接合并到库存查询区，不用再打开旧的“点选商品”弹窗。可组合分区、分组、仓库、供应商、效期、品牌、大类、小类、货号、商品名称、规格和批号，再点“查询”；品牌、大类、小类会联动。

独立的“批号（精确匹配）”字段应填写完整批号；商品名称、规格和货号等文字条件用于缩小范围，不能代替批次核对。查询采用当前可见条件，不保留隐藏的旧商品选择。

“重置”清理查询条件；“清空勾选”取消已选库存行，两者不同。翻页及重新查询仍可能保留勾选，执行调拨、调整、退货或报废前必须确认已选数量。

库存调整

在库存查询对应批次点“调整”，填写“调整后数量”和原因。这是目标余额，不是增加或减少多少。

例如系统显示 8 件，核实正确余额为 7 件，应填 7，不是填 -1。调整前先检查未发货销售占用、漏录收货、退货及调拨；保存后查调整记录与库存流水。

已有业务错误应优先通过更正中心处理，避免用库存调整掩盖原采购、销售或资金单据错误。

退货给供应商

在库存批次点“退货”，填写本次退货数量及原因，核对供应商、批号和仓库。保存后查库存变化及采购退货记录。

商品退回与供应商退款是两个步骤。库存已减少不能证明退款已到账；财务还须核对应付或退款处理。

产品报废

可从库存批次的“报废”入口，或销售管理下的“产品报废”页面发起。选择实际报废商品和批次，填写数量及原因，核对后保存。

报废后查报废记录、库存流水及报废统计。不要为了处理普通数量差异而使用报废；也不要在两个入口重复办理同一批货。

库存报警

入口：库存管理 → 库存报警。按页面提供的条件查异常或需要关注的库存，结合剩余天数、效期和数量逐项核实。

报警只是提醒，不会替你完成补货、停用或报废。对近效期货先核实实物及销售计划，对已过期货按单位实际管理要求处理。

报废统计

入口：库存管理 → 报废统计。按日期和范围汇总，查数量或金额；需要知道谁处理、为何报废、哪个批次时，返回报废记录。

盘点应怎样对数

核对同一时点、同一分组、同一仓库、同一批次。考虑已开单未发货导致的可用量扣减，以及未登记收货、在途调拨等。确认差异原因后再调整，并保留盘点依据。

页面用途

入口：销售管理 → 产品销售。列表可以按单号、客户、状态、分区、分组、出货公司、商品及开单日期查询。状态“已开单”与“已出库”表示不同进度，票据情况另看发票列。

开销售单

1. 点“开销售单”，核对本次所属分组。

2. 选择客户；客户组可用于缩小范围，但必须最终选择具体客户。

3. 选择出货公司。这是实际对客户销售的公司，也是后续中转确定终端销售公司的依据。

4. 从有库存的商品批次中选择明细，核对货号、规格、批号和仓库，填写数量、售价及备注。

5. 核对合计后保存，回列表打开详情检查。

最关键的库存规则

本系统销售开单保存时，就按选定批次扣减可用库存，防止同一批货再次被卖出。不是等按“发货”才扣库存。库存不足时不能保存正常销售明细。

正常发货仍使用原批次时，不会再次扣同样数量；若发货换批，会相应回补原批次并扣减实际批次。仓库核对实物时，必须同时看未发货的销售单。

默认售价与修改

带出的价格只作参考，按本次客户约定核对。数量不得超过可用库存。批次重复、归属错误或商品与批次不符时，应返回重新选择。

未出库单据按权限可修改或删除；部分已发货的单据受限制，不能删除已发数量，也不能把数量改得小于已经发出的数量。已关联公司中转的出货公司也可能不允许随意更改。

完成标准

销售单客户、出货公司、商品、批次、数量、售价正确；库存变化合理；需要仓库继续处理的单据已明确交接。保存开单不代表快递已寄出、客户已签收或货款已收回。

发货步骤

在对应销售单点“发货”。页面列出尚未完成发货的商品，填写本次实际发货数量，检查实际批号。

选择“快递公司”时，填写快递公司名称和单号；选择“公司直送”时不需要快递单号。按实际配送方式填写，不要为直送虚构快递编号。

有快递单照片可上传。确认发货后在详情查看本次发货记录；照片失败但发货已成功时，只处理照片补传，不能再次提交同样发货数量。

分批发货和换批

开单 5 件，本次发 3 件，就录 3；剩余 2 件下次再发。核对“已发”和“待发”，不能把累计数当作本次发货数。

实发批号不同，使用页面的换批次操作，核实替换后的批次库存及效期。确认提示会说明库存调整，不能只改纸质送货单而不处理系统批次。

销售开票

根据权限点“开票”，核对开票日期和发票号，必要时逐行填写。使用“统一发票号”“应用到所有行”前，确认这些行确属同一张票。

发票登记、业务回填和实际发货不是同一步；票号录上后仍须检查明细数量及关联情况。完整发票核对在发票管理进行。

详情 打印和导出

“详情”可看销售明细、状态、发票和发货记录，按需要打印销售单或导出本单明细。列表导出与单据明细导出范围不同，导出前先确定要给对方整份清单还是某一张单。

看到中转交易行时

产品销售列表也可能显示已完成的集团内部中转交易。此类行可查看交易详情，但不是另一张需要给终端客户重复发货的单据。

汇总对外销售时，应区分集团内部交易和客户销售，避免重复计算收入或数量。

销售退货

入口：销售管理 → 销售退货，或原销售单的退货入口。找到原单，选择实际退回商品，填写本次退货数量和原因，核对批号及退货状态后保存。

客户退货回库与采购退给供应商方向相反，不能选错。保存后检查退货记录、库存变化，以及财务应收的冲减或退款情况。

退货数量受原销售及既有退货记录限制。不要先手工增加库存，再办理销售退货，否则可能重复回库。

产品报废和报废记录

“产品报废”用于选择有库存的批次办理实际报废；“报废记录”用于查询已经处理的单据。若已在库存页面报废，只到记录中核对，不要再次操作。

报废原因、数量和批次应与实物处理一致。统计用报废统计，追责或复核用报废记录及操作日志。

销售统计

入口：销售管理 → 销售统计。选择日期和查询范围，查看汇总。比较两段时间时使用一致的分区、分组、公司和商品范围。

销售金额不等于银行实收，销售数量也要结合退货及报表口径理解。想知道未收款，转应收查询；想知道货是否已发，看发货记录。

销售明细

入口：销售管理 → 销售明细。用于按客户、商品等条件追查具体销售，比汇总更适合对账。找到异常后回原销售单核对客户、价格、数量、退货和票号。

销售排行

入口：销售管理 → 销售排行。页面提供客户或产品相关的排行视图时，先确认排行对象及依据，再分析结果。客户销售排行与产品销售排行回答的问题不同。

销售退货统计、供应商明细等扩展报表若通过子入口打开，使用同样方法：先看标题和日期口径，再查询、核对来源、导出。没有独立菜单时，不需要另外寻找同名页面。

用途与开始条件

入口：销售管理 → 销售中转。页面分为“入库后中转”和“历史销售中转 / 客户销售关联”两个入口。先确认自己办理的是入库后内部流转，还是已有客户销售的历史关联。

“入库后中转”用于首进公司已经到货入库并录入采购发票的商品。按入库日期、首进公司、终端销售公司和待中转状态查询，核对实际批次及可中转数量，再打开“设置中转”。参考售价可以修改，客户销售按实际发生另行关联。

“历史销售中转 / 客户销售关联”用于已有客户销售的来源与公司路径核对。此路径的待中转数量应按实际销售判断，不把未售采购数量直接当成客户销量。

历史销售的查询和核对

选择初次进货公司、终端销售公司、未中转或已中转状态及销售开单日期。查看公司汇总、销售明细和中转作业列表，核对商品、批号、净销售数量、待中转数量及参考毛利。

显示“待关联采购来源”或多个来源时，先核对入库和采购明细。参考毛利依赖实际销售价格及已知成本，不能仅凭它认定最终净利润。

历史销售批量中转的主要步骤

1. 勾选本次处理的商品，点“查看已选中转”；复核销售单、来源、数量与公司。

2. 在商品中转设置中填写首进公司和中转公司的毛利比例，系统计算销售公司剩余比例。前两项合计不得超过 100%。

3. 填写交易日期，不能晚于所关联的客户销售日期。页面默认日期不一定适合历史业务。

4. 最后选择本批中转公司。修改比例或日期后，按提示重新选择公司。

5. 核对后点“确认并保存”，再查“已中转”、交易详情、公司往来和货权记录。

比例怎样理解

例如总毛利为 100 元，首进公司 20%、中转公司 30%，销售公司剩余 50%。这些比例分配的是毛利，不是分别对销售额再加价。具体交易价格由系统按业务资料计算，仍应核对。

最终确认与发票

历史销售批量中转与入库后中转的开始条件不同，不能把旧流程的发票规则直接套用到新入口。入库后中转先核对采购发票；后续各段开票进度在发票管理中跟踪。进入单条旧式路径编辑时，分段“保存资料”与最终“确认并保存”仍有区别，按弹窗说明核对。

公司中转处理公司往来和货权，不代替真实收发货。不要为了中转再次在仓库做一遍同样入库、出库。

资金管理

入口：财务管理 → 资金管理。按所属大区、分组、公司选择范围，并选择按大区、分组或公司汇总。需要解释总数时，展开账户资金明细。

先看统计范围，再看公司、账户和余额。相同银行账户在不同分组下可能有业务余额，不能把不同层级的合计重复相加。

调整余额

有权限时，具体分组账户可见“调整余额”。填写的是核实后的余额，并必须说明原因。“未初始化”表示尚未完成该账户在该分组的余额设置；实际为零也可明确保存零。

这不是日常收支登记入口。正常付款或收款应走业务收付款或添加账务。调整后保留核对依据，再查该账户余额与记录。

添加外部收支

入口：财务管理 → 添加账务。

1. 选择本方公司和本方银行账户。

2. 选择收入或支出，并按对方身份选择客户、供应商、员工或其他外部单位等类型。

3. 选择具体对方单位、账务大类及适用小类，填写金额、入账日期和备注。

4. 核对收入时对方是付款方，支出时对方是收款方，再保存。

5. 到账务查询查新流水，并核对账户余额。

集团内部调款

对方选择集团公司时，需要核对对方分区、分组、公司和银行账户。收入表示对方付给本方，支出表示本方付给对方。

系统按一次内部调款生成双方一收一支，不能在另一边重复再录。内部账户互转会改变各账户余额，但不应当作集团对外收入或费用。

防止重复记账

采购支付、销售收款或内部交易结算已自动形成流水的，同一笔款不要再到“添加账务”录一次。先查关联单号。入账日期早于今天的补录通常需审核通过才正式入账。

收支流水

入口：财务管理 → 账务查询 → 收支流水。按日期、收支方向、范围和关键字查记录，核对本方公司、对方单位、科目、账户、金额、关联单和记账人。

“当前余额”与“查询期结余”不同：前者表示当前账户状态，后者反映所选期间的收支差额。选一个月查流水，不代表当前余额变成那个月月底余额。

公司归属与分摊

在相应视图查看记账时已归属的公司收付款，以及历史流水的归属分摊。同一笔流水只是被解释为归属哪些公司，不会因此再次收钱或扣钱。

“归属其他财务流水”可用于费用等归属，不等于核销货款。若要结清应收应付，应使用对应的关联收付款或结算入口。

解除分摊要填原因，处理后复核剩余可分摊金额。不要将归属视图的金额再与原流水相加。

公司往来

公司往来包含内部资金借还款和货物交易，分开查看。内部借还款看双方公司、分组及未结余额；反向还款可抵减相应往来，已经用于结清货物交易的款不应再重复作为借还款计入。

货物交易往来看公司、进销方向、商品、发票状态、交易金额和未结金额。需要收付款时，先查是否已有同笔银行流水，再选正确结算方式。

货权库存

按公司查看商品、货权数量和含税取得成本余额。这里回答“账上由哪家公司持有”，不回答“哪个库房货架还有多少”。实物及可用库存仍查库存管理。

明细上限

部分公司账视图显示最近一定数量的明细，而汇总可能覆盖全部符合条件的记录。看到“最近 1000 笔”等提示时，应按公司和范围进一步核对，不要只把可见明细相加就断定汇总错误。

应收查询

入口：财务管理 → 应收查询。按范围找到客户或单位，区分销售应收、集团内部交易、挂账等业务类型。

重点看应收发生额、已收金额、冲减金额和应收余额。应收余额才是尚待结清的业务数额；销售总金额不是本次应收余额。点单号或详情核对销售与开票明细。

客户回款

在对应未结业务点“收款”，核对本方出货公司、付款客户、收款账户和本次金额。按真实到账凭证登记，保存后复查已收与余额，并查银行流水。

分次到账分次登记。退货、冲减及历史挂账会影响余额，不能只按“销售额减银行收入”粗略判断。

应付查询

入口：财务管理 → 应付查询。查供应商或内部交易，查看总额、已付与未付。打开采购明细，核对商品数量、单价和供应商，按权限处理支付。

同一采购单已从采购入库页面付款的，应付查询应反映同一进度，不要在这里再付一次。先看关联单号和付款记录。

集团内部货款结算

内部交易的“收款”或“付款”会打开银行结算窗口，核对付款公司、付款账户、收款公司、收款账户及本次金额。

“确认支付保存”会同时登记双方银行流水，并同步核销对应应收应付。它是系统账务处理，实际银行转账应依据真实付款安排及回执核实。

已有流水的关联

如果钱已经通过其他入口登记，使用允许的“关联已有收付款”，选择同分组、同方向且可分摊的流水，核对交易对方和凭证，填写本次分摊金额。

关联已有流水与新增付款不同。不要为了核销旧欠款再生成一次同金额流水。若余额仍不对，查分摊、退货或更正记录。

往来挂账

入口：财务管理 → 往来挂账。适用于需要单独登记的历史或其他往来款，不能代替正常采购和销售单据。

“客户挂账”增加应收，“供应商挂账”增加应付。选择正确单位及页面提供的增加或核销方向，填金额、备注；需要账户时，明确是按什么实际收付依据处理。

保存后查挂账记录，再查应收或应付的变化。备注应写清起因和原始依据，不要只填“调整”。

补录审核

入口：财务管理 → 补录审核。添加账务时入账日期早于今天的记录，先进入审核，通常不会立即计入正式余额与统计。

审核人核对公司、分组、对方、方向、科目、金额、账户、日期和依据，再选择通过或驳回。内部调款按成对记录处理，避免只检查其中一边。

审核通过后复查正式流水及余额；驳回后不应把该笔当作已入账。申请人发现余额未变，先查审核状态，不要重复录入。

报销申请

入口：报销管理 → 报销管理。点“申请报销”，填写金额、事由和备注，确认所属分组后提交。事由写明实际费用内容，便于审核和后续查账。

列表可按分类、分区、分组、日期、关键词等可用条件查询；“我的申请”只看本人记录。详情可看审核与支付进度。

报销审核和支付

审核人打开详情，核实后通过或驳回；支付人对已审核记录选择正确支付账户，核对金额后确认支付。

提交、审核通过、支付完成是不同状态。审核通过不等于钱已支付，点击系统支付也需与实际付款凭证对应。最后检查支付账户、支付时间和流水，避免申请人因未看状态重复报销。

入口与范围

入口：财务管理 → 统计报表。按分区、分组、公司及月、季、年等页面条件选择范围。先看报表标题和期间，再看数据。

本模块用于财务核对和管理分析。具有相应管理权限的人可查看或处理核对资料；看不到入口或无权访问时，由管理员核对授权。

自动数据怎么看

部分费用等项目会从业务记录自动识别，带有“已识别”“待核对”等提示。点击来源或明细，逐笔核对单号、金额、期间、公司及分类。

无法判断的记录会列为待核或未计入，应查看原因后处理，不能因为它没有进合计就忽略。页面提示“已知部分金额”时，表示资料不完整，不应当作完整利润。

核对资料如何使用

需要补充或调整时，在页面提供的核对入口，针对正确公司、分组、期间和报表项目填写有依据的核对金额、调整及说明。保存后复查本期项目和来源。

同一项目已经保存核对资料时，系统可能以核对金额加调整额覆盖自动金额，不是再把两者叠加。不能在系统外又加一次自动取数。

不能混淆的口径

银行收款不一定等于当期营业收入，付款不一定等于当期成本费用。内部调款不应直接计入经营损益；参考毛利也不等于净利润。

资产负债相关页面如标注“当前业务参考余额”，表示当前业务数据参考，不代表所选历史期末的会计余额。库存估值、业务应收应付也需要按实际会计口径核对。

多个公司合并查看时，集团内部交易不一定已完成抵销，不能把汇总数直接当作合并财务报表。

工作完成标准

范围明确；来源可追溯；待核项目已说明；缺失资料未被当成零；输出注明期间和口径。正式财务报表仍须结合完整账务资料及财务人员的核对结果。

先查应开发票业务

入口：财务管理 → 发票管理。按公司、授权分组、采购或销售方向、业务类型、开票状态和关键字查询。

“应开发票业务”来自实际入库、已完成内部交易和实际客户销售出库。包括供应商给首进公司的业务，以及集团公司开出的内部中转和客户销售业务。

同批次、相同购销双方的中转可合并显示。列表的业务笔数不是法定发票张数，一笔业务可以分次开票，也可能由一张票覆盖多笔业务。

看懂金额和状态

查看应开金额、已开金额、未开或待核对金额，再打开明细核对商品、数量、单价、已开数量和票号。

“已记录待核对”可能只有历史票号、缺少已确认开票数量，不能当作已足额开票。部分开票应继续核对剩余数量与金额。

登记发票

点“登记发票”，按原票填写票号、日期、销方、购方及商品明细、数量、含税单价、价税合计等，核对后保存。同一张完整发票只登记一次，不应因买卖双方都要查询就各录一份。

也可导入页面支持的数电票 Excel 清单；应使用符合要求、包含“信息汇总表”的文件，先检查预览再导入，不是任意表格都可识别。

图片不是登记的必要条件，可之后添加图片或 PDF。附件单个文件按页面大小限制上传，保存后确认可打开。

详情与关联

在“已登记发票”点“详细/关联”，核对双方公司、明细和已有中转关联。需要补充时，可关联发票一方的公司及适用分组，或关联购销双方一致的已有中转交易。

这些关联用于核对和回填票号，不会凭空生成实物出入库、应收或应付。当前页面也不能保证仅上传附件就自动完成所有业务匹配。

完成后重新查应开业务和原业务单，确认数量、金额、公司和票号真正对应；有差异先保留待核，不要强行关联。

页面用途

入口：药监查询。主要包括采购记录、销售记录、库存结存、流转记录，页面内还有证照效期。

这里按实际来源和完整上游发票链展示记录，与真实库存业务有不同口径。缺少开票日期的记录不能当作日期已知的记录；查不到时可先清空日期核对。旧发票入库记录若没有实际来源关联，系统不会据此推断下游销售。核对时同时保留发票号、原业务单号、商品和批号，不能仅凭名称合计。

采购记录

从“采购记录”进入，对应“采购记录”页签。按发票号、商品、货号和日期等现有条件查询，查看销方、开票日期、数量、入库时间、仓库、存储运输条件及灭菌批号等。

找不到时，先核对票号、日期和权限，再检查发票与业务关联。采购已实际收货，不代表这张表一定已经具备完整发票展示记录。

销售记录

对应“销售记录”页签，可按票号、商品、货号、客户名称和日期查询。查看客户、数量、出库时间和仓库，按需打开送货单或导出。

送货单按发票相关记录生成，交付前仍须核对批号、效期、数量和公司。页面显示时间与实际物流时间不一致时，要回原业务查证。

库存结存和证照效期

药监库存结存按该展示账的进出计算，不可代替实物库存。出现负数时应查进销发票及关联先后、数量和范围，不应不经核对就认定正常，也不要直接修改真实库存去凑平。

证照效期可按供货单位、购货者、注册证等类型，筛选已过期、30 天内到期或未维护效期。核对原证后回供应商、分组或注册证档案更新。

流转记录

此入口展示已完成确认并已有发票信息的公司流转记录。按公司、大区、分组、进货或销售方向和日期查询，核对往来单位、数量、金额和票号。

已确认中转但尚未补齐本段或上游发票链，可能暂不在这里显示；先查中转和发票状态。它不替代原实物入库、销售出库及批号记录。

开始前准备

入口：药监查询 → 导出表格。先确认发票相关入库记录存在，并核对商品档案、实际批次、生产日期、有效期、注册证和数量。

购货者许可证号及地址来自分组资料，供货单位许可证来自供应商资料，生产厂家信息与注册证等档案有关。空白应先查来源资料，不要在导出文件中随意编填。

导出随货同行单

1. 用关键字和日期查询所需进货发票。

2. 勾选本次要导出的记录，核对供应商及购货方信息。

3. 点“导出随货同行单 Excel”。同一供应商的发票可按功能合并，不同供应商应分别导出。

4. 用 LibreOffice Calc 打开，核对抬头、购销双方、许可证、产品名称、货号、规格、批号、日期、注册证、生产厂家、单价、数量、金额和总计。

5. 查看打印预览，确认列没有截断、页间标题清楚后，再打印或另存 PDF。

导出药监录入样表

勾选需要的记录，点“导出药监录入样表 Excel”。导出的模板包含器械编码、名称、型号、规格、受托生产企业、注册证号、灭菌批号、生产批号、生产日期、失效日期、单位、数量、单价、金额等列。

可按功能合并不同供应商的记录，但仍要检查每一行。导出成功不等于外部药监系统已接受；外部系统是否导入成功，以实际导入结果为准。

在 Calc 中保持格式

长编号和条码按文本处理，日期检查是否正确显示，数量、单价与金额保持数值格式。用于再次导入的文件不要随意删列、改列名、改顺序或增加合计行。

修改前保留原导出文件，另存副本。重新打开副本检查长编号和日期没有变化后，再使用。

空白或不一致怎么办

先返回业务或基础资料找到来源问题，修正后重新导出。对历史关联不完整的记录，先核对原单和发票，不能靠补造入库让导出表“看起来完整”。

员工与部门

入口：基础数据 → 员工管理，包含员工管理和部门管理。先维护部门，再按实际人员新增账号，填写姓名、联系方式和其他必要资料。

在员工列表中编辑资料、启用或停用账号。人员离岗时按管理要求处理账号；删除可能同时清除授权关系，应先判断是否适合保留账号供历史追溯。

分组授权与功能授权

分组授权：决定员工可以进入哪些业务分组。没有分组授权，即使看得到功能名，也不一定能使用对应数据。

功能授权：决定可以查、新增、修改、删除、审核、付款、查看成本等哪些动作。按钮隐藏经常是功能权限造成的。

范围规则：仓库、客户和银行等由已授权且启用的业务分组确定；供应商为共用档案，业务单据仍受分组限制。采购单是否可查看同组员工的单据，在功能授权中单独勾选。

具体设置顺序

1. 打开员工编辑页，先确认账号、部门与状态。

2. 设置分组授权，只选工作所需范围。

3. 设置功能授权，按岗位区分录入、审核、收货、付款及管理权限。

4. 在功能授权中按需勾选“查看同组采购单”和审核操作，核对分组归属；无需另设数据权限。

5. 保存后让员工重新进入系统，验证相关页面、选项和按钮。

常见权限问题

能进页面但看不到记录：查分组范围、日期和仅本人数据设置；采购另核对是否允许查看同组采购单。

能查单但没有支付或审核按钮：查功能权限和单据当前状态。

能选择公司但看不到银行：查已授权业务分组、公司适用分组、账户归属与资金类别筛选。

被设为超级管理员将获得广泛权限，不能作为普通“看不到数据”的便捷修复办法。

权限清单辅助页

项目保留权限清单页面，用于查看功能权限点及分组；日常给员工授权，主要从员工管理中的授权入口办理。无需让普通员工寻找权限代码或直接打开辅助地址。

新增员工时一起授权

新增员工可在同一窗口填写账号和初始密码，并展开“分组授权”“功能授权”，核对后一起保存。未勾选的功能不授予；新人员首次登录须先修改初始密码。

分组授权决定仓库、客户、银行等业务范围；功能授权决定新增、修改、审核、付款等操作。供应商是共用档案，但业务单据仍受分组范围限制。“查看同组采购单”只扩大到已授权分组的员工单据，不能代替审核权限。

更正中心

入口：系统设置 → 更正中心。发现错误先点“申请更正”，选择业务类型，按单号或商品搜索原记录，核对后写明错误、原因和希望改成什么，再提交。

更正人员按页面配置处理。当前设计保留固定负责人及最多一位指定人员，具体以页面“更正人员”显示为准。申请人可在详情看待处理、已完成或已退回及处理说明。

处理人检查原记录、已发生的收付款或收发货，以及系统列出的限制，再执行允许的更正或冲销，填写处理说明。详情保留前后对照和操作过程。

冲销会登记反向数量或金额并调整有关状态，不会自动撤回现实中的银行转账或货物交付，现实业务仍须单独处理。

数据备份

入口：系统设置 → 数据备份。维护每天备份时间与保留天数，保存设置；需要时点“立即备份”，完成后检查备份文件及下载入口。

备份文件在服务器生成，可下载到本机保留。超过保留天数的旧文件会按设置清理，因此重要时间点的备份应另行保存。

本页面的数据库备份不应被理解为已备份全部附件、程序和服务器环境。恢复备份会影响现有业务，应由维护人员按专门流程操作。

操作日志

入口：系统设置 → 操作日志。先按分区、分组找人员，再点姓名查看操作明细，可按模块、日期、单号、商品或操作内容筛选。

打开详情查看修改前后、关联对象和提交信息。核查争议时记录业务单号、操作者、时间和变更内容，不只看一条“成功”提示。

登录记录的入口变化

当前入口可按日期查询最近登录及在线时长，并通过姓名查看当天操作明细；登录记录与业务操作日志是不同内容。

系统初始化、数据库初始化及初始授权辅助页面不属于日常业务流程，普通员工不应通过它们解决业务问题。

按日查看登录与在线记录

在“系统设置 → 操作日志”选择查询日期，页面按北京时间统计，可按分区、分组筛选，并按在线时长或登录时间排序。列表显示该日最近登录、在线时长、登录IP及中文归属地；点姓名查看同一天的业务操作明细。

在线时长来自系统采样记录，表示页面在线情况，不等同实际工作时长。调查一笔业务仍应结合单号、操作明细和变更前后记录，不能只凭在线时长判断。

每日核对

采购：查草稿、待审核、待确认订单；确认已生成的采购单没有重复；跟进未到货及未付、未录票业务。

仓库：核对当日收货、发货、调拨、退货和报废；检查批号效期；盘点差异先结合未发货销售单和库存流水解释。

销售：查已开单未发货、部分发货、客户退货和待开票；核对客户、出货公司、数量与售价。

财务：核对银行真实收付与系统流水、应收应付、内部调款及中转；处理补录审核、报销和待核发票，避免同款重复入账。

资料人员：检查缺失或到期证照、导出前的公司资料、许可证、商品编码和批次信息。

常见问题

查不到单据：先查所属范围和日期，再清理商品、公司及状态条件；仍没有再查权限，不能直接重新录单。

库存减少但还没发货：先查已开销售单，本系统开单已扣可用库存。

采购已付款却没有库存：查是否完成实际到货入库，付款不会自动生成实物库存。

收款保存后余额没变化：查是否补录待审、选错账户，或实际只是关联已有流水。

发票登记后药监仍无记录：查原业务、匹配范围和药监展示来源；完整发票登记不等于所有后续关联都完成。

中转已确认但药监没有：查票号及发票关联；流转记录只展示符合条件的已确认有票记录。

金额对不上：确认是否混用了含税金额、参考毛利、实收、应收余额或不同公司范围；回原单逐笔核对。

交接时说清四件事

给出业务单号；说明已经完成的动作；说明尚未完成的动作；指出差异及依据在哪里。

例如：“采购单某号已入库 6 件，剩余 4 件未到；已付一部分，发票尚未到；本次批号见入库详情。”比一句“这单处理了”更清楚。

老OA只读交接

OA2、OA3、OA5现用于查询历史资料，新增、生成、修改、删除、审核和支付已停用；相关入口提示“系统状态只能查阅”。新发生的业务在新ERP登记，不要同时在老OA和新ERP重复录入。

新ERP已合并旧系统的业务资料，可按授权分区、分组和仓库查询，不必为了日常办理业务来回切换三个老OA。追查迁移前的原始记录时再到对应老OA查询。

迁移期初库存、应收应付、银行与现金余额应与原始核对资料比较；差异先反馈管理员并提供来源记录，不直接补造入库、收款或调整去凑平。出现报错时记录帐套、页面、单号、操作步骤和截图，先查是否已经保存，避免重复提交。

按菜单查章节

系统首页及登录、改密、快捷菜单：第 2 章。

采购订单：第 7 至 8 章；采购入库及详情、付款、收货、发票、附件：第 9 至 10 章；销售中转及公司流转弹窗：第 17 章；采购退货、采购统计、未到货、批次跟踪、退货统计：第 11 章。

库存查询、库存流水、调拨、调拨记录、调拨统计、调拨明细、库存转销售：第 12 章；调整记录、退货记录、报废记录、库存报警和报废统计：第 13 章。

产品销售、开单、发货、开票、详情与导出：第 14 至 15 章；销售退货、产品报废、报废记录、销售统计、销售明细和销售排行：第 16 章。

资金管理、添加账务、账户余额：第 18 章；账务查询、公司归属与分摊、公司往来、货权库存：第 19 章；应收、应付、收付款及内部结算：第 20 章；往来挂账、补录审核、报销申请审核支付：第 21 章；财务统计报表：第 22 章；发票管理：第 23 章。

药监采购记录、销售记录、库存结存、证照效期、流转记录：第 24 章；导出表格、随货同行单和录入样表：第 25 章。

分组、大区、集团公司、公司适用分组、仓库：第 4 章；供应商、客户、客户组、银行设置和银行分组：第 5 章；商品、产品类型、注册证、灭菌方式、账务科目：第 6 章。

员工、部门、分组授权、功能授权及范围规则：第 26 章；更正中心、数据备份、操作日志和登录记录：第 27 章。

不在左侧单独列出的页面

手机扫码收货见第 10 章；商品图片或随货单识别是录入辅助，见第 9 章；注册证图片识别见第 6 章。图片识别界面只帮助填写，不能代替核对和保存。

统计报表共用页面中的供应商明细、产品销售排行、销售退货统计等扩展视图，随对应业务入口使用，见第 11 和 16 章。

旧版往来页面、旧版上传记录和历史跳转入口如仍可访问，应以当前菜单及对应业务说明为主，不重复办理相同业务。初始化和初始授权页面由维护人员处理，不能作为普通管理操作。

新增入口索引

手填帐套、首次登录改密及主题：第2章；公司资料查看：第4章；现金与对公账户：第5章；商品证照关联：第6章；合并的库存搜索：第12章；员工同页授权：第26章；按日在线记录：第27章；老OA只读交接：第28章；添加资料、资料库及文件预览：第30章。

从业务页面补充资料

公司或商品没有匹配文件时，点资料入口，在“请补充文件资料”弹窗中选“添加资料”，核对关联对象，选择文件后点“添加到资料库”。支持PDF、JPG、PNG，单个文件不超过30MB；上传成功后点“查看已添加资料”核对，并重新打开原资料入口。

文件保存到当前帐套资料库，并关联当前公司或商品。上传成功不等于注册证号、有效期等基础档案字段已经自动更新，相关字段仍须回档案核对。上传须具有相应资料新增或修改权限；无权限时联系资料维护人员，不要换其他帐套上传。

资料库入口与查询

在系统提供的“资料库”入口查找文件；也可从公司“证照资料”或商品名称直接打开匹配结果。先按对象、货号、规格及证号核对原件，名称相近不应视为同一份证件。

文件预览

打开PDF后可翻页、填写页码及缩放查看。显示加载超时或预览失败时，先点“重新加载”，也可点“查看原文件”在独立窗口查看。大文件按需读取，不必等待全部文件下载完成才查看首页。

遇到页面倒置，记下文件名称、倒置页码和方向，联系资料维护人员处理。当前帮助不将管理员后台修正原文件描述成员工自行旋转保存功能。无匹配文件与无查看权限是不同问题，应按提示处理。